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县级城建档案管理工作应从哪里下力

提供者:段桂真 来源:丰县城建档案馆 日期:2014-12-11 10:29:15 人气:
【摘 要】   加强城建档案管理,是各级城建档案管理机构的一项重要工作。本文从建立一支强有力的工作队伍、坚持以法治档、做好档案的接收和移交、抓好声像、电子档案和数字化工作四个方面,阐述了管理工作应着力之处。
【关键词】  城建档案  管理  重点


    自2007年建设部《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》下达以来,全国各地中小城市积极落实《意见》的要求,加强了对城建档案工作的领导,城建档案管理体制得到进一步健全,各项基础业务工作和全面管理工作得到提升,城建档案馆现代化建设有所提速,整体呈现一派大好景象。但也有许多方面还不尽如人意,有待在进一步贯彻落实中得到加强。本文主要探讨了县级城建档案馆当前应该着力抓好的几点,以求达到共同提高的目的。

    一、建立一支强有力的工作队伍
    1、健全组织机构。县级无城建档案组织机构存在的几乎没有,但组织机构不健全、不完善、不规范的现象依然存在。有的建立批文为“某部门增挂城建档案馆牌子”,有的县级市八十年代初批准的“城建档案室”至今无法改称为“城建档案馆”,还有的八十年代该核准设立的县级城建档案馆由于当时工作疏忽而未去办至今也无法补办,致使一个县(市)无正式批复设立的城建档案馆。档案管理处(科)是行政管理单位,应该与档案馆合署办公,一套班子两块牌子,这是实践证明了的有利于对城建档案工作实施全面管理的有效措施。这一点国家早就提出来,但在一些地区却很难得到解决。对于这些问题的存在,编制部门给出的理由就是控编。难道编制真的就控制的那么严吗?我个人认为,关键点是对城建档案的重视程度不够,作风官僚。建议有关部门从有利于加强城建档案基层建设的实际出发,给予妥善解决。因为没有正式机构、没有编制、也就留不住人,也就难以让人安心工作。到头来,受损失的还是党和国家的城建档案事业。对城建档案研究会的建设也不可忽视,尽管它是群众性的学术组织,但每个城建档案馆也应该成立,它关系学术理论研讨活动,有利于提升工作人员的文字水平和理论水平。这个问题不涉及编制,而仅涉及行政主管部门的主管领导,请重视起来,秉持开明开放的态度。
    2、配备好工作人员。无论从事什么工作,人是第一要素,选好人才能把工作做好。城建档案馆首先要选好馆长,馆长是带头人,是工作的组织者。馆长要有事业心、责任感,勇于开拓,敢于创新,具有政策观念,遵纪守法,廉洁奉公,能把一班人拧成一股绳,工作方法灵活,能协调好内外部各种关系,最大限度地调动全馆人员的工作积极性。其成员应热爱本职工作,具有大专以上的文化基础,好学上进,有埋头苦干、乐于奉献和吃苦耐劳的工作精神。成员中男女性别和特长录用要十分注意,如精通计算机、声像专业等,这是档案馆现代化、数字化建设把握主动权的前提和基础。千万避免个别地方出现的怪象,将老、弱、残疾不可用的人推向档案馆。要清楚档案馆不是养闲人之处,人少工作多,业务性强,不是一般人就能干得了的。要严把进人关。
    3、抓好业务培训。城建档案馆是公益性的文化事业单位,具有一定的技术含量,其工作人员必须懂业务。特别是县级城建档案馆,档案专业科班出身的人极少,人员也不可能配备太多,其工作人员不但要有专才,而且要一专多能,要能兼管多项。先天下足,只能后天弥补,随着时间的推移,知识也在不断更新,因此还要加强业务培训。各馆除积极参加上级组织的业务培训外,本单位也应该创造条件多搞一些业务学习和培训。除此之外,档案工作人员自身也要加强自学,尽快提高业务技能,胜任本职工作需要,作为完成工作任务的前提和奋斗目标,以期尽快提升自己的业务素质。
    二、坚持以法治档
    1、健全法律法规。上交和接收档案,实施统一集中管理,不是某个单位的个人 行为,而是由国家法律所规定,由法规制度作保障的。《中华人民共和国档案法》、建设部第90号令《城市建设档案管理规定》、各省市出台的《城建档案管理办法》或《城建档案管理条例》等都对上交、接收、管理档案等作了明确规定。因此,县级城建档案馆应坚持依法治档依法管档。在大力宣传这一政策的同时,同步建立健全本级的法规体系。如制定《城建档案管理办法》、《地下管线工程档案管理办法》及相关的一些规章制度等,使建设单位工程档案、建设行政主管部门业务技术档案的移交和档案馆的接收保管工作更趋规范化、制度化。
    2、搞好法制宣传。贯彻依法法档依法管档,首要的是搞好法制宣传教育,不断提高广大建设单位和人民群众的法治意识,增强遵法守法的自觉性。可以利用电台、电视台、报刊、宣传栏等,普及法律知识;也可以举办法规制度的专题学习,以学习班或各级自我组织的形式均可;还可以组织知识竞赛,考核检查普法教育成果。总之,要守法首先要知法懂法,要警钟常鸣,常抓不懈,筑牢依法上交、移交档案的自觉性。
    3、定期执法检查。检查是一种督促手段。定期执法检查,既是一种宣传攻势,也是对依法办事结果的实际检验。对不足之处,检查中应随时指出;对共性的问题应及时通报批评警示,限期改正,确保检查不走过场,确实达到预期目的。
    三、做好档案的接收和移交
    1、认真实施业务指导。业务指导的好与坏。决定着档案接收工作的成败。因此,各级城建档案馆都要把业务指导工作放在很重要的位置,抓紧抓实抓好。首先,在签订档案报送责任书时,要交待清楚应该上交哪些档案,如何收集和保管。在施工前、施工中、施工后及时跟进,做好三个阶段的现场业务指导。竣工后及时做好档案预验收,如无问题及时出具预验收证明书,若发现问题应立即指出限期补充完善,档案接收进馆后出具接收证明书。平时,注意与建设单位的档案员保持密切联系,并运用多种形式随时解答他们所提出的各种问题。
    2、加强部门之间的沟通协调。建设主管部门之间的沟通协调非常重要,涉及保管五年以上的技术档案和业务管理档案及时向城建档案馆移交的问题。目前看,这个问题存在比较突出。隶属规划部门管理的城建档案馆,竣工档案难收集;隶属建设部门主管的城建档案馆,规划管理档案收不到;同时,还普遍感到地下管线档案不好收集。这是个普遍现象,长期以来一直存在。原因很清楚,各自为政,相互缺乏沟通协调,未形成一致意见。尽管上级对此有明文规定,但缺乏监督制约,还是各行其是。所以,城建档案馆责任很重,应积极当好参谋,促进城建档案行政主管部门领导高姿态,主动走出去与有关部门、单位协商,达成移交的意见,落实国家的相关规定。
    3、搞好档案预验收。这是确保建设工程档案齐全完整收集的关键一环。档案馆应牢牢把握这一工作环节,及时派出人员,细心核对检查,发现缺项及时补充完善,最后出具档案预验收证明。各馆都要确保建设工程档案预验收率达到百分之百。
    四、抓好声像档案、电子档案和数字化工作
    1、配备好硬件设施。开展声像档案、电子档案和档案馆数字化工作,是档案馆现代化工作的一部分,做好这些工作必须具备一定的现代化工作设备。因此,各馆首先应该升级城建档案管理系统,同时配齐可以进行声像档案拍摄制作的设备,配备工程图纸扫描仪和纸质档案的高速扫描仪等,为档案数字化工作和档案馆信息化建设奠定基础。
    2、抓好声像和电子档案的接收。随着现代化建设的快速发展,声像和电子档案应运而生,而且越来越重要、越来越需要。县级城建档案馆必须适应这一形势,下力投入,立即开展这一工作。开展这一工作,必须从源头开始抓起,做到纸质、声像、电子档案同步接收。档案馆应先行一步,熟悉这项工作,为基层建设单位创造良好的环境条件。要明确制作方式,深入现场搞好业务指导,努力为基层提供优质的服务,把声像档案、电子档案的接收工作真正落到实处。
    3、有计划地推进数字化工作。开展档案异地备份工作,备份的是数字档案、电子档案。因此,各馆应有计划地开展档案数字化工作。馆藏档案数字化前,应进行认真地整理,科学的精简,既要求档案的完整准确,又尽量减少不必要的工作量。扫描中,要确保扫描质量,保持档案的清晰度;扫描后及时归档整理,保持馆藏档案的总顺序、系统和完整。同时,注意做好数字档案的安全和保密工作。


(责任编辑:徐州市城建档案馆)
  
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